RPA導入で業務自動化に適用できるタスクとは? マクロとの違いは?

業務自動化RPA

 

デジタルレイバーとも呼ばれるRPA(Robotic Process Automation)がホワイトカラーの働き方を変えています。これまで、ヒトの手で作業していたルーチンワークやバックオフィスをロボットと呼ばれるソフトウェア(プログラム)がこなしています。企業競争に勝ち抜くためにも、RPAはこれからの時代、無視できない存在です。

AIとの連携でさらなる複雑なフローが期待できますが、現時点でのRPAの対象になる業務は何でしょうか。また、Excelマクロとの違いは何でしょうか。

RPA導入前に知っておきたいマクロとの違いとRPAのメリット

定型業務の自動化なら、「Excelマクロ」を思い浮かべる人が多いでしょう。
VBA(Visual Basic for Applications)と呼ばれるプログラミング言語を使い、Microsoftが提供するExcelのリボンに表示される機能であれば自動化できます。

例えば、
・オークションサイトのデータを取得してExcelに入力する
・インターネットの情報を自動取得する
・テンプレートを電子メールから自動で送信する
などなど多岐に渡ります。

RPAの開発が進んでも、VBAスキルの持ち主は重宝されますし、Microsoft officeの重要性は変わらないでしょう。

しかし、なぜ「RPA」が注目され、大企業だけでなく競争の激しい業界や中小企業が導入を急いでいるのかは理由があります。

・業務全体を自動化できる
Excelマクロで自動化できる作業は、Microsoft officeが提供するアプリにとどまります。現在、Webアプリが多様化している中で、業務全体を自動化し、顧客のニーズに素早く対応しなければなりません。

RPAは、PC(パソコン)上のアプリなどの操作が全て自動化できます。
全社の業務を連携させ、さまざまなルーチンワーク定型化の実現には必須です。

・複数の作業を連携させる
RPAは、一つの定型作業(データ入力や情報の取得)を自動化させるとの認識が強いでしょう。しかし、AI(人工知能)と連携(クラス2以上)させると「非定型業務」の効率化が可能です。
RPAをカスタムメイドして自社の業務にマッチさせれば、前例のないような非定型業務が手作業を介さずに効率化できます。

例えば、コールセンターの問い合わせ。顧客からの音声をデータ化し、的確な回答候補や提案できる情報をオペレータに提示できます。
クレーム処理にも活かせ、顧客満足度(CS)を上げライバル企業と差をつけます。

・誰でも簡単に扱える!?
業務をマクロで自動化するということは、プログラミング言語スキルを持った人材が必要です。専門の部署を設置するか、アウトソーシングで独自のマクロを購入して使っている企業も多いでしょう。
しかし、トラブルがあった場合、開発した人が退職していなくなった、依頼した企業が休みで連絡が取れないでは、現場レベルでは話になりません。

RPAを導入すれば、専門的な知識は不要です。誰にでも簡単に扱うことができます。万が一のトラブルでも素早く修正が可能です。

注意

と、ここまでは以前RPAの特長や導入メリットとして言われてきたことですが、これを鵜呑みにしてしまうのは問題があるケースがあります。

確かにプログラムを書かなくても設定ができる豊富な機能が提供されていますが、実はこれを使いこなすのが意外と大変で、ある意味『(それぞれのツールの)専門的な知識』が必要になると言われています。

特に業務フローの条件分岐やエラー時の例外処理などには『IF文構造』『変数代入』など、結局はプログラミングの考え方に近いノウハウが必要だったり、また、稼働までのテストやシナリオ修正・運用中のチューニングにも、ソフトウェア開発におけるテストやデバッグに近いノウハウも必要だったりします。

RPAにはこのような側面があるため、大手コンサルファームや大手SIer等がこぞってRPA製品を取り扱い、コンサルティングや導入支援をセットで提供しているという実態があります。

RPA対象におすすめの適用業務

RPAとは、人間がルールを設定したプログラミングが実行され、業務を自動化します。
導入事例を見ていくと、ほとんどが「クラス1」です。ここでは、「クラス2」以上のAIと連携したロボットではなく、クラス1導入を前提とした適用業務を見ていきます。

■時代に合わせて導入検討を急ぐ適用業務

・終日残業になる業務
長時間労働の抑制や働き方改革など、時代の流れがあります。一昔のように残業で乗り越えるというやり方は通用しなくなってきています。繁忙期だけでなく、通年、残業になっている業務を自動化すれば、コンプライアンスを守れます。また、業務時間が少なくても発生回数が多いものがあれば、導入の効果が高いと言えます。

・生産性を低下させる中断業務
担当者がコア業務だけに集中できれば、どれだけ企業の生産性が上がるのでしょう。しかし、主力の業務を中断して行う業務が多いという悩みも多いでしょう。
RPAの自動化でコア業務外の時間を削除できれば生産力の大幅なアップが見込めます。

・ヒューマンエラーが多発する業務
さまざまな部署との調整が必要など、熟練者でなければミスが多発する業務があれば、効率化のために自動化がおすすめです。とくに、ミスが社内だけでなく取引先やお客様に影響しているのならば、業務の正確性の改善のためにも期待できます。

RPAの導入で具体的な業務の自動化が可能なものは、
・財務諸表管理
・売掛管理
・入金消耗業務
・経営レポート
・労働管理
などの分析・加工が挙げられます。
多大な時間やビックデータ、膨大なアクセスが必要になってくる業務を効率化することで、
高い導入効果が見込めます。

安易にツールを選定すると失敗するかも!?

現在、多くのRPA製品がリリースされ様々な企業で活用されていますが、何でも自動化できる、簡単に導入できる、分らないことは調べれば大丈夫、と安易に考えていると失敗する可能性があります。

特にテンプレート型と言われるRPA製品は、型にはまった自動化しか出来ず、後々複雑な処理まで自動化したいといったニーズが出た場合に対応できなくなります。

処理内容に拠ってRPA製品を変えて対応するという方法もありますが、今度はどのRPAがどの範囲まで処理を行っているのか、RPA自体を管理・運用していくのに手間が発生してしまいます。

開発型RPA「パトロールロボコン」であれば、複雑な処理に特に強みを持ちますが、簡単な処理から複雑処理まで一貫して幅広く対応でき、後々の運用が楽になるとご好評いただいております。是非、働き方改革の第一歩として業務自動化にお役立てください。