kintoneへの入力作業をロボシュタインで自動化してみた

アプリが手軽に作成できるツールとして15,000社の導入実績を誇るkintone。

顧客管理や売上管理、ワークフローなど業務改善を目的に導入を検討されているご担当者様もいるかもしれません。

弊社では営業部門がkintoneで主に案件管理・問い合わせ管理をしていますが、快適に使えているとは言えない状況でした。

例えば、WEBの問合せフォームからきた問い合わせ内容などはメールで受信した内容を随時、人手でkintoneに登録しており、登録に手間がかかる問題があります。

問い合わせ情報を毎回メールを確認して情報を抜き取り、登録するこの流れは、正直に言って煩わしい。それに、確認漏れや登録ミスなどの人的エラーが起こりうる可能性があることもリスクです。
また、メールが届いてからkintoneに情報登録をして担当営業にフォロー依頼をするまでのリードタイムもタイミングによっては1時間以上かかってしまうこともあり、即時に問い合わせ対応ができていないというのも課題でした。

『メールが来たら自分が何もしなくてもkintoneに登録されて、営業担当者に共有できたらなぁ…』

これを実現するために今回は

「kintoneへの入力作業を自動化する」

これを100種類以上の自動化処理ブロック（ノード）を持つ、IT運用自動化プラットフォーム「ロボシュタイン」を用いて、簡単に連携できないか試してみようと思います。

kintone連携の流れをロボシュタインで考えてみる

kintoneはもちろん外部との連携ができますが、その設定にはITの知識が必要であり、なかなか連携が難しいケースもあるかと思います。

そこで、ノードを繋げるだけで簡単に連携できるロボシュタインで、「メールで届く顧客情報や問い合わせ情報、請求情報などをkintoneへ入力する業務」を自動化できないか考えてみました。

まず、弊社のロボシュタインには、kintone専用の自動化処理ブロック（ノード）があります。これは、kintoneへのデータ入力を全自動化するものです。設定に専門知識は必要なく、必要な情報を入力するだけで使える、簡単なものになっています。

また、メールの受信をトリガーにフローを動かすことができるノードもあるため、

１．kintone専用ノード
２．メール受信ノード

この2つを組み合わせることで、メールを受信したタイミングで即座にkintoneに問い合わせ登録を行う自動化のフローを作ることができそうです。

それでは作りたいフローの流れを考えてみましょう。

まずは、「メール受信ノード」を置きましょう。このノードは、メールを受信したタイミングでフローが動き出すので、これを最初のノードにすることにより、メール受信したタイミングで自動化フローを随時動かすことが可能です。

それから、メールの受信内容をkintoneに登録するために文章を整形し、kintoneに登録できるような形にします。

これができたら「kintone専用ノード」を繋げてkintoneへの登録ができるようにします。

どのノードを使い、どんな流れにするか考えられたので、実際にフローを作ってみます。

次にどんなフローを作ったかご紹介します。

kintone連携フローをロボシュタインで作ってみる

処理の流れを考えれられましたので、それを元に必要なノードを繋げて以下のようなフローを作ってみました。

緑枠がkintoneの専用ノードです。先ほどはこのkintoneノードまでのお話でしたが、その後にまだノードが続いていますね。

これはkintoneに登録できたことをメールで知らせるための処理です。メールの件名や本文、どこに送りたいかを指定して使います。

これで黒枠①の成功時のフローでは、kintoneへの登録が行われるとメールが送信されるようになりました。

もうひとつ、赤枠の②のエラー時フローも追加しました。

このフローではどこのノードでエラーになったかを知らせる「catchノード」と「メール送信ノード」を使ってエラーが起きたことをメールで送信するようにしました。

これで受信したメールの内容をkintoneに自動入力する機能に加えて

１．登録できたかどうかメールで知らせてくれる機能
２．もし何らかの理由で登録できなかった場合にその内容をメールで知らせてくれる機能

も追加できました。

これで、登録時もエラー時もリアルタイムに状況を把握することができるようになりました。

またそれだけではなく、kintoneへの登録後、ロボシュタインからすぐにメールで連絡がくるのでインサイドセールスの問い合わせ対応がスピーディーになったり、確認漏れ・入力漏れなどの人的エラーを失くすことができたりと、この一連の作業を自動化することであらゆるメリットがあります。

ロボシュタインとkintone連携で工数大幅削減

今回はkintoneへの自動入力をテーマにロボシュタインでフローを作成してみました。

これまでだとメールで情報が届き、人がメール文面から情報を抜き取り、手動でkintoneに登録していたため、入力と確認に5分ほどかかっていた作業が人が何もしなくてもメールが届いたその時にロボシュタインが動き、kintoneへの登録を行うため入力およそ1分の確認作業となり、時間を大幅削減することができました。

ロボシュタインは今回のように外部ツールやシステムとの連携を容易に実現できるため、今使われているサービスやアプリの一連の作業を効率化につなげることができます。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

ロボシュタインについての詳細はサービス紹介サイトをご確認ください。

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弊社のブログサイト「テックスエア」では、他にもロボシュタインで様々なツールと連携してみた記事をご用意しております。

是非、ご覧ください。