テレワークでの仕事へと移行しつつあるなか、これまでオフィスで行われていた「紙に出力⇒捺印をもらう⇒再びスキャンする」といった社内申請手続きの電子化を行うため、「ワークフローシステム」を利用し始めた企業は多いかと思います。

弊社では、ワークフローシステムの中でも、シャチハタクラウドを使ってワークフローを回しています。

「シャチハタクラウド」詳しくはこちら

業務手続きを電子化するシャチハタクラウドですが、「通知がメールのみで使いづらい…」「他のメールに埋もれて通知を見逃してしまいそうと思ってる方も多いんじゃないでしょうか?

実際に、承認作業の多い開発部長である私は、業務でSlackをメインに使っていることもあり、何度か承認が必要なメールを見逃してしまい従業員の業務が滞ったといった経験をしました。このことからも通知の一元化はとっても重要なんです。

ただ、シャチハタクラウドって今のところ通知方法がメールしかないんですよね…(そのうち増えると期待してます)

困ったので、なんとかシャチハタクラウドでも通知をSlackに出来ないかを調べてみました。そういった設定があるか調べたり(無かった)、API調べたり(無かった)、IFTTTで出来ないか調べたり(綺麗に出来ない)、と残念ながら正攻法では難しそうだという事がわかりました。

ということで手前味噌ですが、当社製品のロボシュタインで検証してみました!

「ロボシュタイン」詳しくはこちら

結論からいうと大成功なんですが、Slackだけだとほんとに私が便利なだけで終わってしまうので、最近リリースをしたTeamsノード、LINE Worksノードも使って3つのビジネスチャットツールで受け取れるように作ってみました。

結果、Teamsでの見た目がほんとに綺麗に作れたので(自画自賛)、シャチハタさんが公式に採用してくれないかなと思ったりしてます。シャチハタさん、ここ見てくれてたら連絡ください。

ということで、シャチハタクラウドからTeamsへの通知方法を2回に分けて、ご紹介したいと思います。

シャチハタクラウドとMicrosoft Teams連携

全体の作業手順は、以下のような流れになります。

1.前準備:メール転送設定とか、Teams側の設定とか
2.フロー作成:サンプル用意しているので簡単です
3.テスト:ボタン押すだけ

作業の量としては前準備で7割フロー作成で2割テストで1割といったところです。

今回は、7割の前準備をご説明いたします。

シャチハタクラウドとTeams連携
前準備

前準備として以下をやっておく必要があります。
流れの通りにやらないと躓くので、面倒でも頭からやっていくことをオススメします。

1.ロボシュタイン上でメールアドレスを作る
2.簡単なフローを作っておき、転送設定の際の確認コードを見れる状態にしておく
3.メール転送設定をする(今回はGmailで説明)
4.ロボシュタイン上でちゃんとシャチハタクラウドからの申請が受け取れているか確認する

前準備ができていればあとの部分でつまずく事は無いはずです。

では早速やっていきましょう。

1.ロボシュタイン上でメールアドレスを作る

まずはロボシュタインにログインをしてください。次に、左側の「受信メールアドレス一覧(赤枠)」を押すと上記のような画面に遷移します。
そして右上の「(赤枠)」をクリックしてメールアドレスを新規作成します。

※ロボシュタインは受信用のメールアドレスをいくつでも作ることができます。

上記のような形で、新規に受信メールアドレスを作成します。

アドレスは例えば今回はシャチハタクラウドからの転送用なので、
shachihata-forward@〜のような形だと後々なんだっけ?とならないのでいいかと思います。

また、作成したメールアドレスはあとで利用しますのでコピー&ペーストできるようにメモ帳などにコピーしておいてください。

以上で「1.ロボシュタイン上でメールアドレスを作る」は完了です。

2.簡単なフローを作る(確認コードをみるため)

次は簡単なフローを作ります。理由としては転送設定で必要になるケースが多いためです。

このあとおこなう転送設定で、メールアドレスの存在確認のため確認コードを要求されるケースがあるのでそのための準備をしておきます。転ばぬ先の杖ですね。

フローの作成に関しては上図のように、「メール受信(RS メール受信ノード)」と「msg(debugノード)」の2つをつなげるだけでOKです。メール受信ノードについてはプロパティ画面にて今回作成のメールアドレスを選択してください。

作成したら、上図の2つの赤枠をチェックしてください。

・デプロイが出来ている(ボタンが灰色になっている)

・虫マークを押してデバッグタブが表示されている。

となっていれば以上で完了です。この状態のままにしておき、続けて転送設定をおこなってください。

3.メール転送設定をする(今回はGmailで説明)

次はメールアプリ、サービスの転送設定をおこないます。

実際にシャチハタクラウドからメールを受け取っているかと思いますが、転送設定に関してはGmailやOutLookなど利用しているメールサービスにより転送設定の仕方は様々かと思いますので、各サービスのHELPやマニュアルをご覧頂きながら設定してください。

なおポイント(どの転送設定でもだいたい同じ)として以下2点です。

・転送条件はFromに「no-reply@ex.shachihata.co.jp」が入っていた場合

・転送先アドレスの追加時は転送先メールアドレスに確認コードやURLが送られ、それを使わないと使えない

では実際にGmailで転送先アドレスの追加をやってみます。

シャチハタクラウドからのメールを元に、フィルタ条件を追加します。

上記赤枠からフィルタを作成します。

転送先アドレスを追加のリンクをクリックします。

転送先アドレスを追加のボタン(赤枠)をクリックします。

今回作成したメールアドレスを追加します。

上記のような画面になるので、続行のボタンを押します。続行のボタンを押すことでGmailから確認コードが送信されます。

上記のデバッグタブに送信されたメール内容が表示されますので、確認コードをコピーします。

Gmailの設定画面に戻り、確認コードを入力することで転送先アドレスとして利用が可能となるので、あとは画面の指示に従い転送設定を進めれば完了です。

では今までの設定が無事に終わっているかどうか、実際にシャチハタクラウドを使って確かめてみましょう。

シャチハタクラウドの画面ですね。ではなんでもいいのでファイルをUPLOADしましょう。

UPLOADをしたら回覧設定を押して、

回覧先に自分自身を追加します。上図のように親切に「自分自身に送ってるけどいいですか?」と聞かれますが、テストですので「はい」と答えましょう。

最後に「申請する」のボタンを押して終了です。押すとメールが届きますので転送がうまくっているかどうかを先程のデバッグタグで確認してください。成功していた場合は以下のような感じで表示されると思います。

以上で前準備終了です。

長かったですね!でもこれで7割終わりです。
あとはほぼ躓く所は無いと思います。ここまでくれば一旦休憩入れてもOKです。

後編では、「フロー作成」と「テスト」を説明していきます。

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