弊社(株式会社コムスクエア)では、テレワークを実施し始めて約1年が経ちました。
同じように2020年に入って以降、多くの方がテレワークを体験なさったのではないでしょうか。

そんな中、テレワークが上手くいった企業から上手くいかなかった企業まで、様々なお話を伺います。そこで、今回はコムスクエアが「どのようにテレワークに取り組み、具体的に何を行ったのか」、また「取り組んでいる中で感じている大きな課題、そして課題にどう取り組んだのか」についてご紹介致します。

テレワークに悩むご担当者様、是非、ご覧ください。


テレワーク、上手くいった・上手くかなかった部分

コロナウイルスにより突然始まったテレワークを進めていく中で、上手くいった部分やいかなった部分まで多くあったかと思います。

弊社でも、1年たった今でも試行錯誤しながら取り組んでいることが多いです。
そんな弊社が取り組んできたテレワーク、そして課題とは一体、何なのでしょうか?

コムスクエアの取り組み

テレワークを行ったコムスクエアの取り組みについて以前記事で取り上げた3つの変革を元にご紹介致します。

テレワーク:意識面での取り組み

テレワークが始まり、弊社では以下のような取り組みを行いました。

■コロナ対策室(コロナの流行に伴い発足)による社内への注意喚起

コロナウイルスの流行に伴い発足されたコロナ対策室が、全社に対して、社内SNSを用い注意喚起を行っていました。具体的に、テレワークにおけるルールや濃厚接触者になってしまった場合の対応法、GW(ゴールデンウィーク)や年末年始など長期休暇の際の行動規範などを共有しています。

■オンラインでの朝礼、終礼の実施

オンライン下でも組織の一体感を維持することを目的とし、Web会議ツールを用いて、朝礼/夕礼の実施を行っています。
朝礼では、各自のミッション(業務目標)を定量/定性的に明確にし、夕礼ではその日のミッションの達成度を共有しています。

■緊急事態宣言解除後の出社/テレワークのハイブリッド化

テレワーク下における心身の健康の悪化を防ぐ目的や社員の働きやすさを考慮し、出社とテレワークのハイブリッドを実施しています。
完全テレワークだと「モチベーションの維持が難しい」「社内連携がしづらい」といった社員の意見があり、常に最適な配分を模索しています。

テレワーク:環境面での取り組み

環境面では、スピード感をもってテレワークを行える体制を整えました。

テレワークを行うための準備として、実際に以下のことを行いました。

・ノートPCの配布
・社内申請等のクラウド化
・タイムカードのクラウド化
・会議、商談のオンライン化
・内線電話のIP化
・RPAのリモート起動
・社内PCの利用状況確認

弊社ではテレワーク以前、紙のタイムカードを利用しているなど、恥ずかしながら全くテレワークを行えるような環境は整っていませんでした。しかし在宅でも業務を行えるようにするため、最低限必要となるノートPCやITツールを導入することで、テレワークを推進できる基盤を作りました。

また、テレワークを導入するため初期費用は発生したものの、これまで必要としていたオフィスの利用が減ったため、オフィスの統廃合を行うことで、固定費の削減を実現することができました。

環境面の整備でどのようなツールを利用したかなど、より詳細な内容については、今後記事で取り上げていこうと思います。

テレワーク:制度面での取り組み

制度面では、「週一でテレワーク対策会議」を開いており、テレワークにおける制度を練っています。ですが、現状大きな変化は起きていません。

制度面を変えていくことの苦悩は弊社経営陣へのインタビュー記事でも取り上げておりますので、是非ご一読ください。

このことからも、制度を変えていくのは一朝一夕ではないことが分かります。
そもそも、なぜ制度を変えていく必要があるのかというと、これまでの制度がオフィスワークを元に作られているからです。そのため、現在テレワークという新しい働き方に適応した制度が求められています。

制度を変えていく中で、特に弊社の中で試行錯誤しているのは、テレワークおける評価軸です。

なぜならオフィスワーク時には直接社員の働きぶりを確認し、プロセスの評価を行うことができました。一方、テレワーク時には社員の働きぶりが見えず、これまでの評価が適用できなくなったことなど、特にオフィスワークとテレワーク時での差が出ているからです。

弊社コムスクエアでは、「テレワーク時における業務をどのように可視化するのか?」をテーマに、日々、試行錯誤してきました。

そんな試行錯誤の中で、具体的にテレワーク時における業務は何なのかを洗い出し、
そこで出てきた業務内容は、資料作成やオンライン商談、情報入力、顧客や社内でのやり取りまで幅広くありました。

しかし幅広い業務をよくよく考えてみると、テレワークでの仕事は大きく2つに分けることができるんです。それは「PCを操作しておこなう業務」「電話での連絡」です。

テレワークを構成する業務

つまりPC業務と電話業務の可視化ができれば、テレワークにおける業務の可視化は可能となるという仮説から生まれ現在、弊社でも活用しているのが、β版の提供を始めている「Telework viewer(テレワークビューアー)」です。

テレワークで社員の姿が見えないを解決するTelework viewer(テレワークビューアー)

Tlework Viewerとは、テレワーク下での社員の仕事の「質」「評価」することを可能にする業務状況評価レポートサービスです。

各種業務システムの利用からリモート会議やメール、チャットの利用などの「PCでの業務状況」と、発信相手や通話時間、通話内容などの「電話の利用状況」を可視化することで、テレワークにおける総合的な業務状況を可視化致します。

Telework Viewer画面イメージ

上記の画像左上を見て頂くと分かるように、ボタンひとつで業務状況の質の評価を開始することができます。また、Telework Viewerで回収したPCと電話の利用状況を上記の右下のレポートに落とし込むことで、社員のパフォーマンス状況を一目で確認することも可能となります。

Telework Viewerの細かな機能や価格、その他レポートに関しては、以下の資料からご覧頂けます。

Telework Viewer資料はこちら

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